Los registros contables, constituyen el reflejo de las operaciones que afectan (directa o indirectamente) los recursos materiales, financieros, humanos y/o económicos de un ente jurídico. Su importancia, está dada por el hecho de constituir las bases para la construcción de la información financiera de la entidad y en consecuencia ser fuente de información en el proceso de toma de decisiones, así como para la adecuada determinación de las obligaciones materiales y/o formales a las que esté sujeta conforme a la legislación del país de domicilio, país de operación y/o legislación internacional.

El registro contable forma parte de las obligaciones formales a las que debe dar cumplimiento toda persona física, moral y/o jurídica que desarrolle actividades de comercio y deben registrarse conforme a los lineamientos establecidos por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) como marco normativo del sistema contable con aceptación internacional.

En la República de Panamá, en cumplimiento a las normas locales e internacionales, el registro contable es obligatorio para toda persona natural y/o jurídica que ejerza, dentro de territorio panameño, cualesquiera de los actos de comercio definidos en el artículo 2 del Código de Comercio, contabilidad que debe llevarse conforme a las NIIF.

A partir del 2017, el alcance de la normativa se amplió estableciendo que toda persona jurídica constituida en territorio panameño debe mantener registros contables; reglamentación que inicialmente alcanzó a las sociedades destinadas a ejecutar actos de comercio fuera de territorio panameño (Ley 52 del 27 de octubre de 2016) y posteriormente, en el 2018, se incorporaron aquellas sociedades y/o fundaciones  destinadas a la tenencia de activos y/o protección patrimonial (Decreto Ejecutivo 258 del 13 de septiembre de 2018).

Con la preexistencia de estas normas en noviembre del 2021 se decreta la Ley 254, con la cual se les señala a las sociedades y/o fundaciones destinadas a la tenencia de activos, protección patrimonial y/o al desarrollo de actos de comercio (Art. 2 del C.C.) fuera de territorio panameño que deben entregar los registros contables de los últimos 5 años a sus Agentes Residentes, bajo la premisa de que a la fecha las entidades jurídicas obligadas han llevado sus registros contables desde el 2017 conforme a lo exigido por la Ley 52 y el Decreto Ejecutivo 254.

¿Por qué entregarlo al Agente Residente?

Siendo que la figura de Agente Residente constituye el canal de comunicación entre su cliente y las autoridades de la República de Panamá, es la figura idónea para el resguardo de la información contable de la entidad jurídica, así como el resguardo de la documentación de respaldo que brinde el debido soporte de las operaciones reflejadas en la información contable.

El Agente Residente, respecto a los registros contables, funge como árbitro de garantía en dos direcciones: la primera garantizando a su cliente la confidencialidad de la información y documentación objeto de resguardo, es decir, que la información y soportes no será proporcionada a ningún tercero salvo que exista un requerimiento de oficio formalmente emitido por las autoridades panameñas; mientras que en la segunda vía garantiza al Estado panameño la oportuna localización de los obligados y la consecuente satisfacción de requerimientos de autoridades locales y/o internacionales.

 ¿Quién debe preparar los registros contables?

Responder esta pregunta es tan simple como responder ¿Quién debe realizar una operación de corazón abierto?, debe realizarlo un profesional en el área formado académicamente para el desarrollo de esta actividad; que cuente con las competencias adecuadas para saber determinar el proceso a seguir conforme a cada caso planteado; que cuente con experiencia, pericia y experticia que le permita ejecutar la tarea asignada considerando todas las variables que se le puedan presentar y que cuente con un alto sentido de ética profesional, de confidencialidad e integridad.

Si bien el responsable de la preparación de los registros contables debe ser un profesional idóneo en el país donde se confeccionen los registros contables, en Lafat Consulting hemos preparado una guía básica cuya única intención es orientarle respecto a los documentos que debe proporcionar para dar sustento a los registros contables de su sociedad y/o fundación, conforme a las NIIF y a nuestra experiencia profesional.